ケーススタディ 紙ベースの銀行システムを大刷新するe-COODを適用。ペーパーレスと流出リスクの軽減も実現

ーかわしんの概要について教えてください

川県川崎市を中心とした地域経済の活性化に取り組んでいます。

ーかわしんの「経営理念」は

「地域の中小企業並びに消費者の金融の円滑化を図るため、明朗・構成にして働き甲斐のある職場環境を基礎とし、いかなる経済状況の変化にも対応しうる強力な経営体質を維持し発展せしめる。」です・
そのような姿勢と活動が認められ、2009年3月には地域密着型金融の推進で財務省関東財務局より顕彰されました。
また具体的なサービス面では、お客様の利便性を考え窓口営業時間を16時までとしており、ATMも年中無休で7時～22時の時間帯にご利用いただけるようになりました。

ー電子帳票システム(e-COOD)を導入した経緯を教えてください

e-COODを導入する以前は、勘定系システムで紙に出力した情報を各部支店に配布していました。そのため、情報を出力してから配布するまで、印刷や仕分け、配送などの作業が必要となり、手間も、時間も、コストもかかっていました。さらに、配布された情報の保管や管理も大きな負担となっていました。

帳票データを一元的に管理し、PCの画面で閲覧できるようになれば、配布や保管にかかっていた手間や場所が不要になるだけでなく、情報の伝達スピードが上がり、帳票の検索なども容易になります。

さらに、紙媒体を使用していると常に誤廃棄などのリスクがつきまといます。電子化すれば、業務効率を高めながらリスクを低減できると考えました。

ーe-COODの導入で、どのようにリスクを軽減しているのでしょうか

PCの画面上でデータを閲覧することで、帳票を印刷する機会を必要最低限に抑えることができます。紙を出力しないことで、持ち出しや取り違い、紛失といったリスクを軽減できます。
同時に、閲覧できる帳票を権限ごとに振り分け、また印刷できるかどうかも所属部署や役職などによって効率的にコントロールできるようになりますので、データの不正な取り扱いができなくなります。

一方、いつ、だれが、どの情報を閲覧したのか、印刷したのかというログを残せるため、不正行為を抑止する効果も期待できます。

ー業務上やむを得ず帳票データを印刷する機会があるかと思いますが、印刷した帳票の管理はどうされているのでしょうか

電子化された帳票を印刷できるのは、役席者以上に制限しました。また、お客様に送付した郵送物の控えなどは役席者しか閲覧できないようになっておりますので、印刷はできないようにしています。

印刷した還元帳票については、保存が必要なものを除き、使用後は役席者を含む2名以上の立会いのもとシュレッダーで廃棄処分します。同時に、帳票を印刷するたびに自動印刷される「印刷票」にその帳票を廃棄した旨を記入し、庶務担当役席者へ提出します。

庶務担当役席者は、業務終了後に当日分の「廃棄情報一覧(帳票を印刷したログ)」をPC画面上で確認し、提出された印刷票と突き合せた後、同一覧と印刷票を所属長に提出します。最後に、所属長が提出された書類を最終確認した後、その書類は3年間保存することとしています。

ーe-Coodの導入効果について教えてください

業務の効率化やスピードアップ、セキュリティの向上という導入効果に関しては、どれも満足しています。特に前述の印刷物の廃棄管理による厳格化、および分析ツールとして提供されているログ管理の容易性が効果に大きく影響しています。

また具体的な数字として現れている効果としては、紙の月平均使用量を10万枚から4万枚ほどにさくげんできました。紙の使用量だけでなく仕分けや配送のコストも削減できているので、その効果は小さなものではありません。

ーシステムの拡張予定などあれば教えてください

機能面での拡張として、オプションで購入した「検印・承認ワークフロー」の活用を考えています。この機能を実装することで、今まで紙ベースでしか対応できなかった帳票の検印業務が、PC上で行えるようになります。

今後の計画として、オープン系システムの帳票データ、元朝検索システム(COM)のデータ、各システムのログデータなどをe-COODに取り込んでいき、さまざまな情報を一元管理することを検討しています。

さらに、金庫内共通の帳票管理基盤として、情報管理強化を推進していきたいと考えます。