ケーススタディ 「Zoom Rooms」導入でコロナ禍におけるコミュニケーションロスを回避
世紀東急工業株式会社様
道路舗装を中心に全国の社会インフラの工事・建設を担う世紀東急工業では、本社と遠隔地の支店との間で行われる会議にTV会議専用システムを利用してきましたが、より高品位のTV会議の実現を目指し「Zoom Rooms」を導入。高い品質のWeb会議が簡単操作で可能になったとともに、コロナ禍におけるリモートワークにもスムーズに対応できました。
Before/After
課題/目的
・既存のTV会議システムは画質や音質が悪く、資料を共有する機能もないなど、使い勝手に課題があり活用されていなかった。
日商エレクトロニクスの支援により、「Zoom Rooms」を導入
効果
・Zoomの利用が全社へ拡大。打合せや会議などがリモートで実施できるようになり、コロナ禍対応のみならず移動時間削減による業務効率向上が実現した。
・施工現場・事業所・支店・本社等をZoomで直接結ぶことにより、当事者間の意思疎通が改善、マネジメントや業務効率向上の成果が上がった。
- 管理本部 執行役員 総務人事部長 江藤 研一様
- 企業名：
- 世紀東急工業株式会社様
- 所在地：
- 東京都港区三田３丁目13番16号
- 設立：
- 1950年1月
- 従業員数：
- 869名（2021年3月31日現在）
- 事業内容：
- 世紀東急工業は長年培ってきた物流や生活を支える舗装事業を中心に、舗装技術の基礎となる製品事業、都市環境や自然環境を創造する土木事業、水利・スポーツ・景観事業と領域事業を広げています。全国に展開する工事・製品拠点を中心に、その地域の生活基盤を創造し、地域と地域を結ぶネットワークを築いています。
既存のTV会議システムの品質や使い勝手に課題が
東京都港区に本社を構える世紀東急工業株式会社（以下、世紀東急工業）は、東急グループの一員として主に道路舗装を中心に、日本全国のさまざまな社会インフラを支える建設会社です。1950年に設立された同社は2020年に創立70周年を迎え、現在では全国各地に数多くの支店・営業所を展開するほか、インフラ建設には欠かすことができないアスファルト合材を各地の自社工場で生産・販売する製造業としての顔も持ちます。
同社は現在全国に12の支店を設けていますが、これまで首都圏から地理的に大きく離れた支店と本社との間で行われる会議には、10年以上前に導入したTV会議システムを利用してきました。これにより会議のために遠方からわざわざ本社に移動するための時間を節約し、業務効率化を図っていたのですが、このTV会議システムの運用にはかねてから幾つもの課題があったといいます。
「画質や音質もあまり良くありませんでしたし、音声に若干の遅延があったのでお互いに話すタイミングがうまく掴めず、円滑なコミュニケーションが難しい面もありました。また最近のWeb会議システムのようにPCの画面を映して資料を共有する機能もなかったので、せっかく導入したものの結局は本社と支店との間の１対１の打合せ程度にしか使われていませんでした」
こう語るのは、世紀東急工業 執行役員 管理本部 総務人事部長の江藤研一氏。現場からも「もっと使い勝手のいいTV会議システムがほしい」との声が以前から挙がっていたため、2019年に新たなTV会議システムへの刷新を検討することになりました。「画像や音声の品質が優れていること」「通信が安定していて遅延が発生しないこと」「使い勝手がいいこと」などの条件を挙げた上で、さまざまなメーカーの製品を比較検討し、幾つかのものについては実際に評価機を借りて実機検証も行いました。
世紀東急工業株式会社 管理本部 執行役員 総務人事部長 江藤 研一様
なお使い勝手の面では、ユーザーにとっての使い勝手だけでなく、システム管理者にとっての管理のしやすさも考慮に入れて製品選定を行ったといいます。
「TV会議装置とモニター、カメラ、マイクを接続して利用する製品だと、いざトラブルが発生した際にどの機器に問題があるのかなかなか切り分けが付きません。そのため、よりシンプルに利用できる一体型の製品にこだわりました。また管理効率という観点では、アカウントの発行手続きを簡単に行えるかといった点も考慮しました」（江藤氏）
こうして幾つかの製品を慎重に比較検討した結果、最終的に同社が選んだのが、米Zoom社が提供し日商エレクトロニクスが販売するWeb会議システム「Zoom Rooms」でした。
一体型TV会議システムでZoomが利用できる「Zoom Rooms」
Zoomといえば、PCやスマートフォンを通じて手軽に利用できるWeb会議サービスとして広く知られています。Zoom RoomsはZoom社が提供する会議室向けソリューションであり、会議室に機器を設置することで、PCやスマートフォンからの接続と同じように会議室から簡単にZoomに接続できるようになります。機器は55インチのタッチパネルディスプレイを備えた一体型（カメラ、マイクなどすべてが一体になっている）を選択しました。従来のTV会議専用システムと同じ感覚で利用できますが、同時にZoomならではの「高画質・高音質、低遅延」「安定した通信」「直感的に操作できるUI」といった特性を備え、世紀東急工業が新たなTV会議システムに求めていた条件を満遍なく満たしていました。
Web会議装置とモニター、カメラの機能が一体になっており、かつわずか数ステップの操作でWeb会議に簡単に接続できるため、機器に不慣れなユーザーでも迷わず使いこなすことができます。またアカウントの発行手続きも極めてシンプルなため、管理効率の面でもメリットが大きいと判断しました。
加えて、Zoom Rooms同士だけでなく、PC やスマートフォンからも同じ会議に参加できる点も同製品を選定した大きな理由の1つだったといいます。
「弊社では社員1人に1台ずつカメラを装備したノートPCを支給していますから、これらを使って簡単にWeb会議に参加できるという点もZoomを選んだ理由の1つでした。ほかにも同様の機能を備える製品はありますが、弊社のITソリューションに不慣れな社員でも問題なく使いこなせるだろうと考えました」（江藤氏）
こうしてZoom Roomsの導入を決めた同社は、本社および各支店の会議室に同製品を設置し、2020年9月からその運用を開始しました。当初は利用に戸惑う社員も多いのではないかとの懸念もありましたが、予期せぬ事態が発生したことで予想をはるかに超えるスピードでZoom Roomsの利用が社内に根付いていったといいます。
「コロナ禍により本社と支店の間の移動が難しくなり、また『三密回避』のために会議室に大人数が集まれなくなったため、Zoom Roomsを使ったWeb会議へと否応なしに移行せざるを得ませんでした。まずは取締役会などをZoom Roomsで開催し、社外役員の方々に自宅などからPCを通じてZoomミーティングにアクセスしていただくような形で利用を始めました」（江藤氏）
Zoom Rooms導入をきっかけにZoomの業務活用が急速に進む
こうして当初は役員レベルの会議から利用が始まったZoom Roomsでしたが、徐々にその利用が他の会議体にも広がっていき、社員がZoomに触れる機会が増えるにつれ、コロナ禍におけるリモートワークに欠かせないコミュニケーションツールとしてあっという間にZoomの利用が全社へと広がっていきました。Zoom Roomsで開催される会議や打合せ、研修などにPCを通じて参加した社員が、「これは普段の業務でも役立ちそうだ」とその導入効果を高く評価し、無料版のZoomミーティングの利用を申請して社内外の打合せや会議に積極的に利用するようになりました。
しばらくすると、「無料版では40分間で接続が切れてしまうので使い勝手が悪い」と訴える社員が続出したため、現在では必要に応じて有料版のZoomミーティングアカウントを会社で取得して社員に支給しています。またZoom Roomsを使った遠隔地間での会議だけでなく、日々の業務の中でのちょっとしたミーティングもPCやスマートフォンを通じたZoomのWeb会議で行われるようになり、さらには社内研修や技術発表会、人事部門の採用活動などもZoomを通じて行われるようになっています。
なお同社内にはITソリューションに苦手意識を持つ社員も多く、新たなデジタルツールを導入した際にはシステム部門に多くの問い合わせが寄せられますが、江藤氏は「Zoom に限ってはそうした問い合わせ対応は無いに等しかった」と語ります。
「Zoomは極めて操作性がよく、トラブルもほとんど起こっていないので、社員からの問い合わせも極めて少ないですね。また問い合わせを受ける側も、もし分からないことがあれば日商エレクトロニクスさんのサポートサイトを参照すれば大抵のことは載っているので、すぐ問題を解決できます。もし万が一これで解決できなくても、日商エレクトロニクスさんに直接問い合わせればすぐ解決してくれるので、安心して利用できています」
現在では、かつて移動に多くの時間を費やしていた打合せや会議などがリモートで実施できるようになり、コロナ禍対応のみならず移動時間削減による業務効率向上にも大きく寄与しているといいます。また、施工現場・事業所・支店・本社等をZoomで直接結ぶことにより、当事者間の意思疎通においても改善が見られマネジメントや業務効率向上の成果がでています。
今後の展望
こうした効果を鑑みて、同社では今後もZoomの活用範囲をさらに広げ、その導入効果を高めていきたいとしています。
「現在、国土交通省による建設業のDXが推進されていますが、Zoomはそのための極めて有用なツールとなり得ます。また建設業は2024年4月から『労働時間の上限規制』の対象となりますが、労働時間の短縮を実現する上でもZoomは大いに役立ちそうです。私たちもまだZoomの機能をすべて使いこなせているわけではありませんから、ぜひ日商エレクトロニクスさんの力をお借りしながらZoomのポテンシャルをさらに引き出して、DXや働き方改革の実現を目指していきたいと考えています」（江藤氏）
ケーススタディ
ケーススタディに関するお問い合わせは、
こちらのフォームからご連絡ください。
