文書管理ソリューション

ソリューション概要

個人情報保護法の施行によって、個人情報の取り扱いに対する義務・規制が厳しくなっており、文書管理には細心の注意が必要です。また、紙媒体での管理は、瞬時に必要な書類を探し出すことが難しい上、情報の漏えいリスクの増大が問題となります。

このような問題に対し、情報の安全・安心活用を提供するのが、日商エレクトロ二クスの「文書管理ソリューション」です。

お客さまのこんな課題を解決します!

【個人情報保護に対する義務・規制の強化】

個人情報保護法施行で個人情報漏えいリスクへの対処の強化が必要とされ、個人情報の管理が社会的責任として問われるので、早急に文書管理を進めたい。

【紙文書の保管スペースの増大】

日々のトランザクションで発生する申込書などの紙文書は一定期間の保管が必要なため、保管スペースの増大が問題になっている。

【イメージ化されたデータの管理の必要性】

e文書法の施行などで紙文書の電子化が一部容認された関係で、紙文書をイメージ化して管理するケースが増えている。その際、統一性がなく保管されているイメージデータの効率的な管理が必要となる。

【検索効率をアップさせたい】

大量な紙文書の中から必要な書類を探し当てるには多大な労力がかかってしまう。
文書を効果的に管理・活用したい。

【ペーパーレス化への対応】

ペーパーレスを推進し、CO₂削減に貢献したい。

システム全体概要

イントラネット経由で登録・検索が可能なため、拠点間の距離を意識する必要がありません。また、登録作業も外部で作成されたイメージデータを、コンバーターを使用してスムーズ、かつ大量に登録することが可能です。

また、日商エレクトロニクスではシステムの計画から導入・運用、また業務委託センターを使用した過去の紙データの一括イメージ化までのサービスをワンストップで提供することが可能です。

（※）日商エレクトロニクスのサービス事業強化の一環として2003年4月に設立されたエヌビーアイ株式会社（旧IPCity）は、日商エレクトロニクスが1969年設立以来展開してきたサービス事業の集大成とも言える業務処理受託サービス（BPO: Business Process Outsourcing）事業を提供するプロフェッショナル企業です。

業務フロー

以下は「文書管理ソリューション」の業務フローです。
スキャンしたイメージデータにキー項目をつけ、サーバーに登録し、それを各検索端末から検索・閲覧します。

システムを支える基盤

「文書管理ソリューション」は、以下の製品で構成されています。製品の詳細は、各製品ページでご確認ください。

ドキュメントスキャナー　Kodak Document Scanner
業務用イメージスキャナー　FUJITSU fiシリーズ
ドキュメント・イメージング・システム　NaviID

導入ポイント

1.複数キーによる検索の容易性

イメージデータに複数のキーを付与して管理することで、大量のデータから絞り込み検索ができ、短時間での検索が可能です。また、ユーザーグループごとに、検索条件のキー項目・結果ソート順・検索結果一覧のキー項目などを設定できるので、より簡単に検索が行えます。

2.強固なセキュリティ

ユーザーID/パスワードの同一不可や、パスワードの有効期限を設けるといった、強固なセキュリティ機能を用意しています。また、クライアントごとに閲覧可能な帳票を制限できます。さらに、権限によって印刷機能などの利用を制限することが可能で、権限を越えた作業に関しては、セキュリティチェックが働きます。
かつクライアントごとのオペレーションはすべてログ情報によって管理されるので、クライアント別・ユーザー別・機能別にタイムリーな使用情報の把握が可能です。

3.シームレスなデータ入力

複数クライアントからのイメージ入力・検索キー作成をパラレルに行えるので、分散入力が可能です。
また、汎用コンバーターを使用することで、他社ファイリングシステムで変換されたイメージデータを取り込むこともできます。外部データベースからインデックスデータを取り込むこともでき、シームレスなデータ入力を可能にします。

4.充実化した表示機能

拡大、縮小はもちろんのこと、机の上で書類を広げて確認するように、イメージを並べて比較することができます。またユーザーごとに、ログイン後の画面・イメージ表示サイズを設定することができる「パーソナライズ機能」を持っています。

適用業務

以下のような書類、業務などに適しています。

• 医療：診療報酬明細（レセプト）/検査依頼書/介護保険審査
• 金融：口座振替依頼書/為替・手形の諸業務/クレジットカード申込書/保険金支払請求書/変更届出書/ローン約定書
• 教育・自治体：受験票/各種申込書/課税関係書類/成績証明書
• 産業・流通：注文書/納品伝票/通信販売・購入申込書/電気・ガス申込書/退職者履歴/電話加入申込書/CATV加入申込書

導入効果

1. イメージデータを各種セキュリティ機能で堅固に管理することで、個人情報漏えいリスクを回避できます。
2. 一つのデータに複数のキー付けを行うことで、検索効率が飛躍的に向上します。
3. 紙文書をイメージ化することで、保管スペースの削減によるオフィスの有効活用が可能です。