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xStra Contents Suite
プロセス管理

契約書管理システムでは、契約書管理にかかる業務プロセスを簡単に管理することができます。
例えば、システムにログインすると担当者の承認タスクや作業タスクが一覧でステータス表示されます。
また、期日管理の機能により契約終了期限が迫っている契約や未更新契約の件数が表示され、一目で担当者ごとのタスクを確認できます。さらに、 xStra Contents Suiteから自動で配信されるメール機能により、契約の更新漏れを防ぎます。

3つの作業タスクによるステータス管理

xStra Contents Suiteにログインすると、ホーム画面中央に「承認待ち一覧」「申請一覧」「仕掛中一覧」の3つの作業タスクが表示されます。

承認待ち一覧

「承認待ち一覧」では、ユーザーが承認しなければならない契約書を確認することができます。契約書の「文書名」「状態」が表示されているため、契約書の承認漏れを防ぎます。また、契約書の詳細を確認するときや契約書を承認するときは、「文書ID」をクリックするだけで該当の契約書へジャンプすることができます。

xStra Contents Suite 契約書管理モデル ステータス管理 承認待ち一覧

申請一覧

「申請一覧」では、ユーザーが申請した契約書を確認することができます。契約書の保管申請や入出庫申請をすると、「申請一覧」に該当の契約書が表示されます。「文書ID」をクリックすると、さらに文書情報の詳細を確認することができます。

xStra Contents Suite 契約書管理モデル ステータス管理 申請一覧

仕掛中一覧

「仕掛中一覧」では、ユーザーの申請前の契約書を確認することができます。作成途中の契約書や、申請前の契約書は「仕掛中一覧」に表示されます。

xStra Contents Suite 契約書管理モデル ステータス管理 仕掛け中一覧

期日管理

xStra Contents Suite 契約書管理モデル 期日管理
契約期間満了が近づいている契約や、未更新となっている契約は、ホーム画面の「お知らせ欄」にて契約件数が表示されます。
該当の契約書ページとひもづいているため、ワンクリックで対象の契約書を確認することができます。また、契約の更新日が近づくと、システムから自動でメールが配信されます。メールの配信により、契約の更新タイミングや、営業フォローのタイミングを逃す心配がなくなります。
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