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版管理/原本管理

「版管理機能」では、担当者が契約書の作成日時、契約書の差し替えなどの変更保存を行うと自動的に前の情報を版として保管します。
「原本管理機能」では、バーコード付きの「保管依頼票」と対象の契約書をキャビネット、倉庫などに保管することで、システム上の契約書データと保管場所の契約書原本をひもづけます。

版管理/原本管理

版管理機能

xStra Contents Suite 契約書管理モデル 版管理/原本管理 版管理
契約書の更新、情報を変更した後に、更新前の契約書条文や今までの契約情報を確認したい場合があります。
このような場合に、契約書管理システムでは「版管理」という機能があります。

契約書の情報を変更し保存すると、担当者が意識することなく自動的に変更前の情報を版として残してくれます。
これにより、更新が発生する契約書情報であっても過去の状態や更新内容を確認することが容易になります。

原本管理機能

xStra Contents Suite 契約書管理モデル 版管理/原本管理 原本管理
契約書管理システム上で契約書の保管依頼をすると、バーコード付きの「保管依頼票」を出力することができます。
バーコードの内容はシステム上で、契約書データと結びついております。
出力した「保管依頼票」と対象の契約書をキャビネット、倉庫などに一緒に保管することで、システム上の契約書データと契約書原本をひもづけます。
また、契約書の貸し出し/返却、入出庫、廃棄確認など、ミスや漏れが問題となる業務は、バーコードを活用することでより正確・効率的に業務を行うことが可能です。