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xStra Contents Suite
機能全体/一覧

xStra Contents Suite契約書管理モデルでは、契約書を管理、運用するのに必要なさまざまな機能をご用意しております。
各機能の詳細や画面を、「さらに詳しく」から確認することができます。

機能全体/一覧

プロセス管理機能

契約書管理システムでは、契約書管理にかかる業務プロセスを簡単に管理することができます。例えば、システムにログインすると担当者の承認タスクや作業タスクが一覧でステータス表示されます。
また、期日管理の機能により契約終了期限が迫っている契約や未更新契約の件数が表示され、一目で担当者ごとのタスクを確認できます。さらに、 xStra Contents Suiteから自動で配信されるメール機能により、契約の更新漏れを防ぎます。

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検索機能

xStra Contents Suiteの契約書検索方法は、「標準検索」と「ツリー検索」の2種類です。「標準検索」では、対象の契約書・付随書類を多面的な検索により迅速に閲覧することができます。「ツリー(階層)検索」では、ユーザーごとの視点に応じて、動的に階層表示の配置を変更し、関連文書を含めて見やすい形で表示することができます。

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登録機能

契約書の登録は、自動登録と手動登録の2種類があります。また、タイムスタンプ付与によりe-文書保存可能です。(※オプション機能)また、大量に紙で保管されている契約書がある場合、日商エレクトロニクスの提案するアウトソーシングサービス(BPO)により契約書のスキャニング、データ入力、電子化を請け負うことが可能です。

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期日管理

契約書の更新漏れによる請求ミス防止や、営業フォローのタイミングを逃さないために、xStra Contents Suiteは徹底した「期限管理」をサポートします。お知らせ欄による通知や自動配信によるメール通知や活用により、人による運用では難しい大量の期限管理にも対応できます。

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版管理/原本管理

「版管理機能」では、契約書の作成日時、契約書の変更日時/変更点などの履歴を保管することができます。「原本管理機能」では、バーコード付きの「保管依頼票」と対象の契約書をキャビネット、倉庫などに保管することで、システム上の契約書データと保管場所の契約書原本をひもづけます。

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アクセス管理/ログ管理

「契約書の分類」と「ユーザーの権限」の二つの側面からアクセス管理機能、ログ管理機能を実装しています。契約書の閲覧、契約書情報の変更、契約書の承認に対するアクセス権限を設定することで、契約書と関連文書の安全な運用管理を実現します。また、契約書原本へのアクセス管理として、バーコードによる入出庫管理を実現します。 ログ管理では、全体のログのみではなく、ユーザーグループや契約書グループごとのログを確認することができます。

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