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契約書管理とは

契約書は、内部統制やコンプライアンスの観点からも厳格に管理する必要がある重要な書類の一つです。しかし、契約書の管理ルールが明確に定まっていなかったり、現行ルールでは管理や運用が困難になってきていたりなど、さまざまな課題を抱えている企業は少なくありません。
一般的に、契約書管理に関する課題は以下の5つと言われています。日商エレクトロニクスの文書管理ノウハウを集約した
「xStra Contents Suite 契約書管理モデル」では、この契約書管理の「5大課題」をまとめて解決することができます。

 
契約書管理の「5大課題」
課題1. 情報共有に関する課題
課題2. 更新期日に関する課題
課題3. アクセス制御についての課題
課題4. プロセス管理についての課題
課題5. 原本管理(入出庫)に関する課題

課題1情報共有に関する課題

  • ・問い合わせをしないと契約書を確認できない
  • ・ファイルサーバーから一件ずつ開いて内容を確認する必要がある

  • 契約書の原本を法務部や総務部がまとめて管理しているため、依頼しなければ確認できない。契約書を電子化してファイルサーバーに保管しているが、必要な時すぐに見つからず、対象の契約書を探し出すのに時間がかかってしまう。

 での解決策!

システムで大量な契約情報を一元管理することで、自席のPCから契約書をいつでも簡単に参照できるようになります。また、検索のためのキーワードは企業の運用に合わせて設定することが可能です。各方面への問い合わせにかかる時間や、契約書を探す手間を省くことで、目的の契約情報をすばやく・的確に探し出すことができます。また、他部署の関係者や後任の担当者にも容易に情報を共有でき、業務のスピードアップを図ることができます。

課題2期日管理に関する課題

  • ・更新期日の確認が業務負担
  • ・契約の更新漏れや請求漏れによる売上、利益の損失
  • ・契約の更新タイミングを営業活動に役立てたい

  • 管理する契約書が増えているため、手作業による更新期日の確認が業務負担になっている。手作業による契約更新漏れや請求漏れが起こるリスクがある。更新漏れによる売上、利益損失が少なくない。

 での解決策!

ホーム画面の「お知らせ欄」によって、期間満了が近い契約や未更新の契約を一目で把握することができます。
また、契約更新の期日が近づくと、担当者宛てに更新期日を知らせるメールが自動配信されます。
更新・請求漏れや営業フォローのタイミングを逃す心配がなくなり、業務負担の軽減、事務リスクの防止を実現します。

課題3アクセス制御についての課題

  • ・契約書の閲覧範囲を制限したい
  • ・印刷や登録など利用できる機能を制限したい

  • 締結した事業所や店舗の契約書だけを閲覧させたいが、法務部門ではすべての契約書を閲覧したい。契約書の閲覧のみで印刷はさせたくないなどの機能を制限したい。

 での解決策!

ユーザーグループ、契約書グループごとに閲覧や印刷などの機能を制限することができます。例えば複数拠点の契約書を一元管理する場合、自拠点ユーザーには自拠点管轄の契約書のみしか閲覧させない、という制御を行うことができます。また、グループごとに各機能の権限を設定できるため、企業ルールに沿った柔軟な運用を実現することができます。

課題4プロセス管理についての課題

  • ・申請している契約書のステータスが把握できない
  • ・不要な契約書は破棄したいが、どこにあるか分からない

  • 法務部へ契約書の内容確認申請しているが、紙の場合、誰のところにあるか把握できない。保管する契約書が増えてきたので、保管期限が過ぎた契約書は破棄したいが、保管期限が異なるので、どこにあるか、どれが該当するかわからない。

 での解決策!

ワークフローと連携することで、契約書の「申請」「承認」「保管」「検索」「更新」「廃棄」プロセスを管理します。
締結前である契約書の事前承認フロー、契約締結後に原本を保管する際の承認フローを用意することができます。自身で申請している契約書の状態が画面上で把握することができます。
契約書廃棄などの業務は、保管依頼票に出力されるバーコードを活用することでより正確・効率的に業務を行うことが可能です。

課題5原本管理(倉庫保管からの入出庫)に関する課題

  • ・契約書の原本が必要なときに、どこにあるかわからない
  • ・不要な契約書を破棄したいが、該当の契約書がわからない

  • 契約書の原本が必要なときに、どこに何の契約書があるかわからない。保管する契約書の原本が増えてきたので、保管期限が過ぎた契約書は破棄したいが、保管期限が異なるので、どこにあるか、どれが該当するかわからない。

 での解決策!

契約書の電子化による管理だけでなく、監査の面から重要となる原本の所在管理も併せて行うことができます。入庫時などに情報を付与することで、原本の保管場所を管理することができます。契約書の貸し出し/返却、入出庫、廃棄確認など、ミスや漏れが問題となる業務は、保管依頼票に出力されるバーコードを活用することでより正確・効率的に業務を行うことが可能です。また、無効な契約を特定することで、不要な原本を順次廃棄でき、保管スペースを確保することができます。