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テレワークの「コミュニケーション不足」を解消する3大ツール

2018年3月 1日

テレワークの「コミュニケーション不足」を解消する3大ツール

多くの企業で在宅勤務やモバイルワークなどテレワーク制度の導入が進んでいます。一方、コミュニケーションに支障が生じることで「チームの生産性を低下させるのでは...」と、課題を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか?

大抵の場合、早急な連絡事項については電話、その他はメールをこまめにする...などといった対策を講ずるかもしれません。とはいえ、ただでさえ大量のメールに追われているビジネスマンにとって、これ以上メールチェックに時間を費やすのは効率的ではありませんよね。また、大量のメールボックスの中に要件が埋もれてしまうと、それだけで意思決定のスピードが落ちてしまいます。

当社もテレワーク導入当初は、上記と同じような悩みを抱えていました。しかし、コミュニケーションツールをうまく活用したことで、意思決定スピードを加速し、テレワークを実行できるようになりました。

そこで今回は、私たちが実際にテレワーク中に利用して、上司や同僚とのコミュニケーションに役立った‟3大ツール"についてご紹介いたします!

社内向け連絡には、"チャットツール"で

大量にあるメールの中身を見てみると、意外にも社内向けのメールも多いと感じませんか?ちょっとした雑談・相談や、「X時から空いていますか?」など相手の状況を把握したい場合は、チャットツールを利用すると便利です。
ビジネスメールで連絡をとるよりも、内容を簡素化してメッセージを送ることができるため時間を大幅に有効活用できるようになります。また、素早いやり取りが可能なため、チームの意思決定スピードが格段に上がり、効率的に仕事を進めることができます。

おすすめチャットツール

Slack(スラック)

Slack(スラック)
メンバー間でのグループチャットや個人同士の会話が可能で、簡単にファイルの共有ができます。slackを使うメリットとして、他のチャットツールと大きく違う点は、外部サービスとの連携が充実しているところです。
例えばGoogleカレンダーと連携することで、自分のスケジュールや会議室の予約などslackから管理できます。メールサービスと連携すれば、受信したメールに対してSlackから返信できたり、AIを活用することで重要なメールとそうでないものを自動的に振り分けて通知してくれます。

相談事項やアイディアの共有は、"社内SNSツール"で

チャットだけでもコミュニケーションを促進させることは可能ですが、情報が流れていってしまう特徴があります。ソーシャル・ネットワーク・サービス(SNS)であれば各トピックスに対してスレッドをたてたり、コメントを残すことで多くのメンバーとの情報共有が簡単になります。プロジェクト進捗確認、マニュアルやセミナーレポートの共有、相談事項や普段の業務での気づき・解決策などを気軽に共有できます。社内のノウハウを蓄積するという意味でも大いに役立ちます。

おすすめ社内SNSツール

Yammer(ヤマー)

Yammer(ヤマー)
Yammerはマイクロソフトが運営するSNSです。同じドメインを持つユーザー同士で交流ができます。Twitter・Facebookのように気軽に投稿できる機能があり、返信や「いいね」などのコミュニケーションが可能になります。ほとんどの機能を無料で使えるのも嬉しい特徴です。
「ピン留め」機能で簡単に関連するリンクを張って共有することでメンバー間の共有を効率的にできます。
スマホ用のアプリもあるため、通勤中なども確認できます。

複雑な内容の連携は、"Web会議ツール"で

重要な話や、内容が複雑な場合は、Web会議ツールを利用しています。メールなどの文章ではニュアンスが伝わらないことも、お互いに顔を見ながら会話することで話が弾み速くプロジェクトが進むこともあります。テレワークのために大規模なIT投資をするのはハードルが高いですが、無料で利用できるWeb会議ツールもあります。

おすすめWeb会議ツール

Zoom(ズーム)

Zoom(ズーム)
アメリカで最もよく使われているツールの1つで、一番の特徴は、簡単であるという点です。Web会議への参加は管理者から送付されるURLを1クリックするのみで可能です。また、接続が安定しており同時に50人が接続していても遅延なく画面共有をしながら、会議ができます。有料版だと、参加できなかった場合でも録画機能を使って簡単に内容を共有することができます。
上記で紹介したチャットツールslackとも連携できます。

以上、おすすめの3大ツールについてご紹介しました。皆様の会社でも活用できそうなツールはございましたでしょうか? 私のチームでは、誰かが投稿したら積極的に「コメント」もしくは、
「いいね」をつけるようにメンバー全員で心がけています。ツールを導入すると同時に、コミュニケーションを活性化させるための工夫をメンバー間でシェアすることも大切です。

とはいえ、情報セキュリティの問題で難しいとお考えの方

ツールを内容に応じて使い分けることで、テレワーク中でもメンバーとのコミュニケーションを活発化させることが可能です。しかし、十分なセキュリティ対策を実施していないと、重要な会社情報が社外に漏洩するなどの懸念が残りますよね。
情報漏洩のリスクを低減するためにも、モバイル端末でアプリなどのツールを利用する際、セキュアブラウザ機能と組み合わせることで対策することができます。

セキュアブラウザ機能の特徴

  • スマートフォンなどのデバイス上でブラウザアプリを実行
  • デバイスへのコピー&ペーストを禁止できる
  • デバイスへのファイルダウンロードを禁止できる...等々

セキュアブラウザ機能について使用感が分からない方、 導入にあたって製品を選定中の方、 当社では、「これならウチでも簡単に導入できる!」と多くのお客様に ご好評いただいている"Workspot"によるトライアル環境を準備しております。 ぜひ、お気軽にご相談くださいませ。
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