Innovation Leading Company

栃木県民共済生活協同組合様

NaviID導入事例

企業名:栃木県民共済生活協同組合様

加入者数の拡大が続く県民共済。栃木県民共済生活協同組合(以下、栃木県民共済)では、サービスの効率化と迅速化を実現するために、「ドキュメント・イメージング・システムNaviID(以下、ドキュメント・イメージング・システム)」を活用している。その導入経緯と効果についてお話を伺った。

ユーザープロフィール

ドキュメント・イメージング・システムを導入することで大きな成果を上げています。

団体名:栃木県民共済生活協同組合様
http://www.tochigikenminkyosai.or.jp/
設立:1983年7月
所在地:栃木県宇都宮市
主な事業内容:受託共済事業(生命共済総合保障型、こども型、熟年型、火災共済)、供給事業

栃木県民共済生活協同組合
理事 営業部長 田代 信二氏(左)
理事 業務部長 福田 明彦氏(右)


栃木県民共済の概要

吹き出し栃木県民共済について教えてください。

栃木県民共済は、県民の皆さまに対して共済(※1)を提供する組合組織です。共済の元受団体(共済金の支払い責任)は全国生活協同組合連合会(以下、全国生協連)(※2)で、栃木県民共済は共済取扱窓口となります。役職員は約30名です。

※1 共済には生命共済や火災共済などがあり、「有事の際の保障」の意味では保険と同様の役割を果たすが、非営利事業、一律掛金一律保障、割安掛金で幅広い保障内容などの特長を持つ。

※2 全国生協連は消費生活組合法に準拠し、厚生労働省の認可を受け設立された非営利の生活協同組合。認可を受けた保障制度を都道府県の認可を受けた39会員生協に業務委託している。

ドキュメント・イメージング・システムをどのように利用しているか

紙書類をスキャンしデジタル化。検索・閲覧できるようになった。

紙書類をスキャンし
デジタル化。検索・
閲覧できるようになった。

吹き出しドキュメント・イメージング・システムをどのように利用していますか。

主に、共済への「加入申込書」や共済金の「給付(共済金のお支払い)請求書」といった紙の書類をデジタル化し、検索・閲覧するために利用しています。

吹き出しシステムの概要を教えてください。

データ入力用のクライアントPCを2台、検索用のクライアントPCは28台導入しています。データは1台のサーバーで管理しています。


導入前の課題

倉庫一杯の共済金請求書類

倉庫一杯の共済金請求書類

吹き出し導入前の課題について教えてください。

栃木県民共済の加入者は約34万人にも上り、今後も増えていく見通しです。
書類や業務の増加に伴い、以下の二つの課題がありました。

1. 書類保管場所の確保

各共済の加入申込書や共済金請求書といった書類は、その原本を全国生協連に送付しなければならないのですが、いつでも内容を確認できるようコピーした書類を手元に保管しておく必要がありました。
このコピーした書類の保管場所が手狭となり、新たなスペースを確保する必要に迫られていました。


福田 明彦氏

「過去の書類を調べる手間が
サービスレベルを
落としていました。」
栃木県民共済
福田 明彦氏

2. 書類の参照時間短縮

2006年の調査によると、栃木県民共済における共済金の請求から支払いまでにかかる時間が全国の県民共済の平均を下回る状態でした。
「どこよりも早く、そして親身に」の事業哲学に基づき、より迅速かつ正確なお支払いを実現し、レベルの高いサービスを提供するための改善が求められていました。


ドキュメント・イメージング・システムを導入した理由

吹き出しドキュメント・イメージング・システムを知ったきっかけは?

ある会議で、ほかの県民共済がドキュメント・イメージング・システムを導入していることを知りました。いろいろと調べてみると、先ほどお話しした課題の解決が期待できると考え、導入の検討を開始しました。

吹き出しドキュメント・イメージング・システムのどのような点が有効だと考えましたか?

以下の、二つの点から業務の効率化ができると考えました。

  1. 一括検索機能
  2. 導入実績

田代 信二氏

「これまでの実績も
将来の可能性も
十分です。」
栃木県民共済
田代 信二氏

吹き出し順番にお聞きします。まずは「一括検索機能」について教えてください。

加入申込書、共済金請求書、変更届などを組合員番号で一括検索でき、検索された書類のイメージを時系列で見ることができます。
検索性能が優れているので、「共済金請求書が送られてきた際に過去の履歴を確認する時間」や「加入内容に関する問い合わせへの回答時間」などを大幅に短縮できると考えました。

吹き出し「導入実績」については。

同じような課題を抱えていた県民共済のほとんどが、ドキュメント・イメージング・システムを導入することで効果を上げていました。

吹き出し比較した製品やシステムはありましたか?

上記二点を中心に、いくつかの製品を比較しましたが、特に実績を重視した結果、ドキュメント・イメージング・システムを導入することにしました。


期待どおりの導入成果と予想を超えた導入効果

吹き出しシステムの導入成果を教えてください。

共済金の請求があった際、支払い履歴の確認に一件あたりの確認時間が20分の1に改善できました。

一方、加入者から電話を受けた事務員が「一括検索機能」によって加入者の情報を即座に把握できるようになりました。
加入者の加入内容や履歴を参考にできるので、加入者と円滑なコミュニケーションを取れるようになりました。例えば疾病の履歴があれば、「その後、お加減はいかがですか?」といった具合です。

このように、ちょっとした気遣いの言葉から加入者の信頼を得られ、ご家族などのご加入にもつながります。
ドキュメント・イメージング・システムの導入前には、このような効果までは期待していませんでしたのでうれしい誤算となりました。

一度慣れたら「もう戻れない」。今後もさらなる発展を期待

吹き出し最後に、日商エレクトロニクスへのメッセージをお願いします。

業務が効率化された現在、もう以前の環境には戻れません。事務処理時間が短縮したことで、残業時間の削減にもつながりました。もっと早く導入するべきだったと考えています。

これからも、日商エレクトロニクスならではのきめ細かいサポートを期待すると同時に、他県におけるシステムの活用情報や最新の動向に関する情報を提供していただくことを期待しています。

一度慣れたら「もう戻れない」。今後もさらなる発展を期待

写真左から
栃木県民共済生活協同組合
理事 総務部長 大久保 智明氏
理事 営業部長 田代 信二氏
理事 業務部長 福田 明彦氏
日商エレクトロニクス株式会社 エンタープライズ事業本部
第一営業統括部 第一グループ マネージャー 嶌場 俊幸


*取材日 2010年5月
*記載の担当部署は、取材時の組織名です。

関連情報