SaaS型オフィスツール
Google Apps™ for Business/Google Postini Services™

Google Apps導入前

事業部の垣根を越え、組織横断的なプロジェクト（お客さま先常駐者も含めた）に対応する場合、社内システムとしてプロジェクトごとの情報共有・情報発信のプレスやワークスペースがない（メール、電話、会議室しかツールが存在しない）。

課題

要件定義書や設計書など数々のドキュメント共有する際、複数人のチームで作業を進めることになるため、ドキュメントをサーバー内に保存しておくだけでは変更履歴（バージョン管理）が把握しづらく、修正を繰り返した結果どれが最終版なのか分からなくなり、トラブルが発生していた。

またファイルサーバーでの運用はACL運用が柔軟ではなく、ドキュメント共有をメールで行うと、メールのやりとりの見落としや意思疎通、管理が不十分になるなどの問題が山積していた。

Google Apps導入後の効果

ファイルキャビネットを利用することで、同名のファイルをアップロードすると「v.1」「v.2」のようにバージョン表示が自動的に変わり、中身を開く前でも変更の有無が一目瞭然となった。また、Googleドキュメントであれば修正履歴もとることが可能。

その他のメリット

• プロジェクトのステータス管理（タスクのステータスを個々に管理する）
• 問題追跡リスト（プロジェクトに関する未解決の問題追跡が可能）
• プロジェクトの進捗管理（スケジュール管理）
• 情報の一元管理（「取引連絡先一覧」「進捗報告や週報」など）
• 辞書機能
• 掲示板（書き込み）
• 情報収集用アンケート（意識調査など）
• 会議出欠管理
• 社内資料の充実（機材の操作マニュアルを動画作成し、コンテンツの充実につなげる）
• 待ち合わせ場所の地図情報
• Cut Overまでのカウントダウン表示

Google Postini Services導入前

メールの流量は日々増加傾向で自社で対応することは非現実的になってきていた。またその対抗策として多段構成、冗長化、システム増強など不必要な投資を行い続けていた。

課題

スパムによりメール遅延、送受信が一切できなく業務が滞る、送ったメールが届いているかどうかなど、お客さまから返事がきていないなどのクレームが発生。現場は大混乱し、顧客満足度にも影響が発生した。

Google Postini Services導入後の効果

• HW、SWの老朽化によるEOSは起こらない
• SLAは99.999%止まらないシステム
• 無駄、不必要なメールはGoogleでカット

メールのバックアップや送受信の履歴管理は業務上もはや必須。既存のメールフローにPostiniを入れることで簡単に導入することができた。情報システムがPostiniを利用してアーカイブサービス提供することで、社内ユーザーの顧客満足度とコンプライアンス向上に貢献。二次利用のメールストレージはGoogleで容量無制限で保管（20%のコストダウンを実現）。

「株式会社カプコン（以下、カプコン）」様では、グローバル企業として、IT統制を推進されており、その一つとして、メールシステムを統合されました。
それまでは、各拠点で運用されていたメールシステムを統合したことで、新たにスパムメール対策の見直しを余儀なくされました。さまざまなスパムフィルタサービスを検討され、最終的にPostiniの導入に至りました。その経緯とPostiniのSaaS型ならではのメンテナンスフリーな効率的な運用効果など詳しくお話を伺いました。

（株）カプコン様